Dodatkowo, nasza podświadomość coraz skuteczniej będzie odwodziła nas od sprawdzenia skrzynki, na której czai się tysiące zadań, które wygenerują kolejne tysiące zobowiązań. Po prostu wypieramy z głowy rzeczy niewygodne. Jeśli doszliśmy już do tego stanu, trzeba trzeba szybko wybrać skuteczną taktykę radzenia sobie za mailem:

1. ZeroInbox + segregacja:

Zwolennicy metodologii Getting Things Done najczęściej wybierają koncepcję pustej skrzynki. Polega ona na tym, że tworzymy sobie zestaw folderów/tagów (gmail) i każdy nadchodzący mail natychmiast po przeczytaniu wrzucamy we właściwą przegródkę decydując jakiego projektu dotyczy, oraz czy będzie wymagał jakiejś akcji.

Wszystkim którym podoba się ta koncepcja polecam przemianowany z GTDInbox na ActiveInbox dodatek do Firefoxa lub Chrome, który rozbudowuje system archiwizacji maili o projekty, konteksty i statusy. (więcej o GTD, ActiveInbox/GTDInbox już wkrótce na blogu, co nieco jesteście się w stanie dowiedzieć również z mojego gościnnego wpisu na Antyweb lub bloga Lajfmajster, gdzie na moja prośbę Sabina Stodolak prowadziła cykl artykułów na ten GTD)

+ nie marnujemy czasu na szukanie wiadomości, ponieważ zawsze znajdują się tam gdzie powinny
+ cały czas mamy na mailu aktualną listę „do zrobienia”
- utrzymanie naszego archiwum w porządku zajmuje sporo czasu

2. Wyszukiwanie:

Znacznie „luźniejszy” i nie wymagający tyle wysiłku w utrzymaniu jest system wykorzystujący potężną wyszukiwarkę Gmaila. Zamiast poświęcać cenny czas na segregowanie maili uczymy się wykorzystywać wyszukiwarkę, która pozwala na filtrowanie wiadomości po nadawcy, tytule, słowach kluczowych w treści czy też czasie nadania. Możemy mieć kompletnie zapchaną skrzynkę, ale wyszukiwarka i tak daje nam dostęp do tego co potrzebujemy w kilka sekund.

+ nie wymaga wkładania dodatkowego wysiłku w obsługę maila
- aby dysponować aktualną listą „do zrobienia” musimy zadania z maila NATYCHMIAST transferować do np. Remember The Milk, kalendarza, notatnika

3. Filtry + Multipleinbox:

Niezależnie od tego, która z powyższych taktyk bardziej nam odpowiada, łatwo możemy sobie ułatwić życie korzystając z filtrów w Gmailu lub ich odpowiedników dla innej poczty. Filtr może automatycznie archiwizować w jakimś folderze newslettery, które kiedyś mogą się przydać, ale teraz są tylko obciążeniem, albo maile od znajomego, który wciąż wysyła nam śmieszne filmiki. Może również wyróżniać priorytetowe maile (od szefa, albo np. zawierające słowo pilne/ASAP w tytule), albo np. automatycznie wrzucać maile od kontrahenta w projekt go dotyczący.

Podobną rolę spełnia dodatek Multipleinbox z Laboratorium Gmaila. Możemy za jego pomocą stworzyć sobie dwie skrzynki odbiorcze, jedną z mailami od bezpośrednich współpracowników i szefa, na które musimy odpowiedzieć ASAP, a drugą z cała resztą chłamu, jak np. PR trafiający na firmową skrzynkę kontaktową, który normalnie tylko nas rozprasza.

4. Bankructwo:

Jeśli za późno podjęliśmy kroki aby uporządkować bajzel na skrzynce email to zostaje nam jeszcze jedno drastyczne wyjście. Bankructwo. W naszym świecie naprawdę ważna informacja szuka nas sama. Więc zdesperowani, możemy po prostu wyczyścić skrzynkę do ZERA i poinformować wszystkie nasze najważniejsze kontakty, co byliśmy zmuszeni zrobić. Zaczniemy z czystym kontem,  co przyniesie ulgę i pozwoli wdrożyć jeden z opisanych powyżej systemów, choć potencjalne straty mogą być wysokie to unikniemy wypalenia, do jakiego często prowadzi przekonanie, że nigdy nie odrobimy się z tymi 5 tys. maili w skrzynce odbiorczej.

Wszystkie te metody planuję dokładniej opisać na tym blogu. Jednak jeśli macie jakieś doświadczenia w radzeniu sobie z zapchaną skrzynką, albo testowaliście któryś z opisanych wyżej sposobów to podzielcie się swoimi doświadczeniami w komentarzach. Prawdziwa wiedza jest funkcją praktyki.

Wewnętrzne przekonanie, że jeśli coś ma być zrobione dobrze, to trzeba to zrobić samemu powoduje, że chciałem ugryźć zbyt wiele marginalnych w szerszej perspektywie zadań. Kiedyś GTD umożliwiło mi wywiązywanie się ze swoich obowiązków, którym inaczej bym nie podołał, dzięki uporządkowaniu przychodzących informacji, za czym szło lepsze wykorzystanie czasu. Dzięki GTD mogłem ogarnąć wszystkie zadania.

Jednak teraz, robiąc to samo, znalazłem się w sytuacji generała, który próbuje wydawać rozkazy sierżantom, a nie pułkownikom i iść w pierwszej linii. Bez sensu. Zasoby czasu i energii są ograniczone. Potrzeby już nie. GTD z założenia ma nauczyć odpowiedniej selekcji zadań i błyskawicznego oceniania co jest warte wysiłku, co oddelegować, a co olać. Jednak wychodzi na to, że tą lekcję otrzymuje się dopiero po przekroczeniu pewnego punktu krytycznego.

Rada: Jeśli w danej strukturze organizacyjnej jesteś kapralem, to rób co chcesz. Jednak już sierżant musi zdawać sobie sprawę, że nie zastąpi kaprali. Ta zasada sprawdza się analogicznie z wyższymi szarżami.